Skip to main content

Sekreter yapılanmasının temel prensipleri

Sekreter mafyasından kastedilen elbette bizim günlük yaşamdaki mafya algısı değildir. Şirketler ya da resmi kuruluşlar gibi çok kişinin çalıştığı ve bir yönetim merciinin bulunduğu ortamlarda bir ya da daha çok sekreterin varlığı kaçınılmazdır. Sekreter yöneticinin sadece yardımcısı olmaz, yeri geldiğinde “yönetici sekreteri”, ama daha doğru bir ifadeyle “yönetici sekreter” konumu kazanır. Yönetimden sorumlu kişi işleri sekreter üzerinden yürütür, dolayısıyla olup bitenden birinci derecede haberdar olan kişi aslında sekreterdir. Sekreter randevuları ayarlar, ağırlama sorumluluğunu üstlenir, gerek duyulan bilgilere en kısa yoldan erişimi sağlar. Dolayısıyla sekreter iyi bir sırdaş olmak zorundadır, bu sırdaşlığı yanında durduğu kişinin özel işlerine dek varır. Bunlar genellikle sekreterin bilgisi dahilinde gerçekleşir, aksi takdirde risklidir. İyi bir sekreter edinmek bu nedenle çok zordur, karşılıklı güven zaman içerisinde oluşur. İyi bir sekreter de şu aşamalardan geçer:

Resim: Sekreter notu; emojinin kaş ve göz yapısının “Çukur” logosuna gönderme yapması manidardır.

Yetişme aşaması: İşe ilk başladıkları dönemde iyi niyetli çalışanlar konumundadırlar, yöneticiyi severler ve sayarlar.

İşine ve yanında çalıştığı kişiye hayranlık besleyecek derecede bağlıdır. Hata yapmamak için elinden gelen gayreti sarf eder ve güven kazanmaya çalışır. Kendiyle aynı konumda olanlarla ilk ilişkileri kurar, bu tanışıklıkların bir kısmı zamanla derin dostluklara dönüşür. Artık sadece iş ortamında değil, sosyal alanda da birliktelikler vardır. Çalışma ortamının kısıtlılığı nedeniyle konuşulamayacak detaylar, karşılıklı bilgi ve görgü donanımının artırılması bu sırada ortaya çıkar. Burada paylaşılanlardan kendi görüşünü şekillendirir. Sekreter bu aşamada kendi için asla bir şey istemez, başkaları için bile çekimserdir. Eğer kişilik altyapısı uygunsa o da güvenilir hale gelir. Bu uzun süreli işbirliğinin başlangıcı ve keyifli anıların biriktirildiği dönemdir, kalıcı olur.

Olgunlaşma dönemi: Zaman içinde deneyim artar, bilgi ve görgü biriktirir, karşısındakinin herhangi bir duruma vereceği yanıt artık öngörülebilir olur.

Buna karşılık, nasıl benzer konumda olanlar arasında bir ilişki varsa sekreterler arasından da zaman içinde ilişkiler ağı kurulur. Sekreterin konumu değişmediği sürece, yani aynı işte uzun zaman çalışıyorsa artık kendi konumundaki bütün sekreterleri bilir hale gelir. İyi bir sekreter kimsenin ayarlayamayacağı erişimleri bu ilişkileriyle sağlayabilir. Artık kendi bilgi-işlem ağını oluşturmuştur. Bir network özelliği taşır, WhatsApp grupları dahil çok yerden bilgi alır, analiz eder: Tanış, öğren, sınıfla: “zararlı / zararsız, “gerekli / gereksiz”… Giderek sekreterler arasındaki güç birliği doğar. Birbirlerini çok iyi tanırlar, uymayanı dışlarlar. İşbirliğine uyanlar disiplini sürdürürlerse güçleri daha da artar.

Toplayıcılıktan avcılığa geçiş: Randevuların saptanması, üçüncü kişiler için bağlantılar kurulabilmesi ve nihayetinde kendi gücünün kontrol edilebilmesi.

Gelinen nokta menajerlik işiyle benzerlik gösterir, sekreter bağlı bulunduğu kimsenin verdiği görevleri ya da yürütmesi gereken işinin gereği bir arka plan yöneticisi olur. Arka plan yönetimi zordur. Sınırların ne olduğu belli olsa da, kısmi karar verme becerisi ve esneklik gerektirir. Mesela bir işin yapılması gerekmekte, ama yapması gereken kişi orada bulunmamaktaysa sekreter sorunu kendi yöntemleriyle kolaylıkla çözebilir. Bir randevunun bağlanmasında ivedilik sorunu varsa, geçmişe dayalı tanışıklıklar işi çok kolaylaştırır. Ya da tam tersi, görüşülmek istenmeyen birisi varsa, sekreter bu kez kalkan rolünü oynar ve savuşturur. Yönetici konumundakinin çoğu imzası doğrudan sekreter tarafından atılabilir. Hatta bazı yöneticiler sekreterlere gereken durumlarda kullanmaları için imzalı ve antetli boş kağıtlar da bırakabilir. Böylelikle yönetici orada olmasa bile işler uzaktan yürür.

Lakin bu düzeyde güven ilişkisine dayalı konuma gelmek zaman gerektirir, kişiler birbirlerinin kişiliklerini, geçmişlerini, yeteneklerini ve yetemedikleri noktayı artık o kadar iyi bilirler ki, sekreter yöneticiyi çoğu kez onun eşinden daha iyi tanır. Artık ketumiyet ve sadakat esastır, ama istediği anda konum kullanma yetkisi vardır. Bilir ama bilmezden gelir, birlikte çalıştığı kişiden talepte bulunabilir, yönlendirebilir, uygun bir dille laf da sokabilir (racon kesme), hatta en tehlikeli işe girişip ortalığı toplayabilir. Sadakatin esas olduğunu bildiğinden uygun olmayan bilgileri aktarmaz. Doğrudan birisi için çalışıyor olsa bile, herkese eşit yakınlıkta durur, ilişkileri birbirine karıştırmaz. İkinci ve üçüncü kişilerin arasındaki anlaşmazlıklarda genellikle taraf olmaz. Ama haksızlık söz konusuysa bunu yine de dile getirecek donanıma sahiptir.

Bu anlattıklarımız şu veciz sözlerle özetlenebilir:

  • Patron kayırmaz, sekreter kollar.
  • Amir buyurur, sekreter yorumlar.
  • Koltuk fani, sekreter bakidir.
  • Ketumiyet esas, itaat keyfidir.
  • Sekreterin bağlayamadığı randevu zaten alınamıyor demektir.
  • Her başarılı yöneticinin ardında iyi bir sekreter vardır.
  • Sekreter insanı vezir de eder, tayin de eder.
  • “Bey / Siz” diyen sekreter ya toydur, ya kinlidir.
  • Samimi hakaret, yapmacık saygıya üstündür.
  • Bana sekreterini söyle sana sırlarını söyleyeyim.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir